Depois que o preço é acertado, a conversa muda de assunto. Alguém menciona certidões, e o comprador recebe uma lista com nomes parecidos, siglas e órgãos diferentes. A pergunta imediata costuma ser simples: quais delas realmente precisam ser tiradas, e para quê?
A dúvida é razoável. As listas que circulam variam bastante, algumas parecem excessivas e outras deixam de fora documentos importantes. Sem entender a função de cada peça, a tendência é tratar tudo como burocracia e assinar confiando no fato de que ninguém apontou problema.
Este texto organiza o conjunto por finalidade. Em vez de uma lista solta, apresenta o que se pretende verificar em cada frente, por que a comarca e o domicílio das partes influenciam o pedido e como as certidões se completam. O conjunto exato varia conforme a operação, o tipo de imóvel e o perfil dos vendedores.
As certidões respondem a duas perguntas diferentes
Toda a documentação pré-contratual gira em torno de dois eixos. O primeiro diz respeito ao imóvel: qual a sua situação registral, se há restrições e se os tributos estão em dia. O segundo diz respeito às pessoas que vendem: se existem processos ou dívidas capazes de repercutir sobre o bem.
Verificar o imóvel sem verificar os vendedores, ou o contrário, deixa uma metade da análise em aberto. As duas frentes tratam de riscos distintos e não se substituem.
A certidão de matrícula atualizada abre a análise
A certidão de inteiro teor da matrícula é emitida pelo cartório de registro de imóveis da circunscrição onde o bem está localizado. Ela reúne a descrição do imóvel, os proprietários e todos os registros e averbações lançados até a data de emissão.
É por ela que se identificam hipoteca, alienação fiduciária, usufruto, penhora, indisponibilidade e cláusulas restritivas, quando existentes.
Como o documento retrata a situação em determinado momento, é comum atualizá-lo perto da assinatura. Em alguns cartórios, é possível solicitar a certidão com informação sobre atos ainda pendentes de registro, o que ajuda a enxergar o que está em curso.
As certidões do imóvel tratam de tributos e da unidade
Além da matrícula, há documentos que dizem respeito ao bem em si e à sua situação fiscal e condominial. Costumam entrar nessa frente:
- certidão negativa de tributos municipais incidentes sobre o imóvel, obtida na prefeitura;
- declaração do condomínio sobre a existência de débitos da unidade, quando se tratar de apartamento ou de imóvel em condomínio;
- certidão de valor venal e dados cadastrais, úteis para conferir área e uso declarados;
- documentação relativa a foro ou laudêmio, quando o imóvel for enfitêutico ou estiver em terreno de marinha.
Esses itens importam porque certas obrigações tendem a acompanhar o imóvel, e não apenas quem as contraiu. É o caso, em muitos cenários, do débito de condomínio e de tributos incidentes sobre o bem.
As certidões dos vendedores olham para as pessoas
Na segunda frente, verifica-se a situação de quem vende. O objetivo é identificar processos, execuções ou dívidas que possam alcançar o patrimônio do vendedor e, por consequência, atingir a venda já realizada.
Em geral, são consultadas as distribuições cíveis e de execuções fiscais, a justiça federal, a justiça do trabalho, os feitos de falência e recuperação judicial e as certidões relativas a débitos tributários e trabalhistas.
Nem toda dívida do vendedor repercute sobre o imóvel, mas dívidas capazes de comprometer a solvência dele merecem atenção específica. É nesse ponto que se discute a chamada fraude à execução, cuja análise depende do conjunto da situação patrimonial.
Quando o vendedor é pessoa jurídica, o alcance se amplia
Se quem vende é uma empresa, além das certidões da própria sociedade, costuma-se verificar a situação dos sócios e administradores, bem como a regularidade dos atos societários que autorizam a alienação do bem.
Também entram no exame a existência de recuperação judicial ou falência e, dependendo do caso, restrições contratuais à venda de ativos.
Operações com pessoa jurídica tendem a exigir documentos adicionais, sem que isso signifique risco maior. Significa apenas que a estrutura a ser verificada é mais extensa.
A comarca importa, e não é detalhe
Certidões judiciais são emitidas por foro. Uma certidão negativa da comarca da capital não informa nada sobre processos que tramitam em outra cidade ou em outro estado.
Por isso, o pedido costuma seguir três referências: a comarca onde o imóvel está localizado, o domicílio atual dos vendedores e os domicílios anteriores relevantes, quando houve mudança recente.
Uma lista completa de certidões pedidas na comarca errada gera um conjunto de documentos que pouco esclarece. Definir onde pesquisar antecede definir o que pesquisar.
A cadeia dominial pode ampliar quem deve ser verificado
Se o vendedor adquiriu o imóvel há pouco tempo, ou por doação, herança ou partilha, a análise costuma alcançar também quem transmitiu o bem anteriormente.
A razão é prática: situações originadas na transmissão anterior podem repercutir sobre a propriedade atual, dependendo do caso e do tempo decorrido.
Quanto mais antiga e estável a titularidade, menor tende a ser a necessidade de retroceder na cadeia. Essa é uma das decisões que se toma depois de ler a matrícula, e não antes.
Certidões têm prazo e por isso pedem calendário
Documentos emitidos com validade limitada precisam estar vigentes no momento da escritura e do registro. Pedi-los cedo demais pode significar refazer o pedido; tarde demais pode atrasar o fechamento.
É comum organizar a solicitação em duas ondas: uma inicial, que orienta a negociação e a redação do contrato, e outra próxima à assinatura, para confirmar que nada mudou.
Conclusão
Pedir certidões não é cumprir um ritual. Cada documento responde a uma pergunta específica sobre o imóvel ou sobre quem o está vendendo, e o conjunto forma um retrato que nenhuma peça isolada oferece.
O escopo adequado depende da operação. Imóvel de titularidade antiga, vendedor pessoa física, sem financiamento e sem espólio envolve verificação mais direta do que uma venda por empresa, por espólio ou por procuração.
Encontrar uma pendência nessa etapa tende a ser uma boa notícia, e não um motivo automático para desistir. A informação obtida antes permite negociar prazo, condicionar pagamento e decidir com consciência sobre seguir adiante.
Veja também como funciona a due diligence antes da compra.